Sfaturi si trucuri: Excel 2003, 2007, 2010

3. Indepartati rapid duplicatele
Exista oare o modalitate simpla de indepartare a duplicatelor in Excel? Mult mai simpla decat sortarea fiecarui rand in parte, stergerea si resortarea datelor? Bineinteles ca da!

a) Incepeti selectand toate datele din care doriti sa eliminati duplicatele. Daca vorbim despre o intreaga foaie de calcul, dati clic pe butonul Select All aflat intre A si 1.
b) Daca utilizati Excel 2003, navigati la meniul Data si faceti clic pe optiunea Filter > Advanced Filter.
c) Clic pe optiunea Filter The List, in-place.
d) Bifati casuta Select the Unique Records Only si faceti clic pe OK. Lista va fi filtrata, iar duplicatele ascunse.
e) Navigati la meniul Edit si dati clic pe Office Clipboard. Dati clic pe optiunea Copy avand selectata lista filtrata.
f) Mergeti acum la meniul Data si faceti clic pe optiunea Show All din registrul Filter. Va fi afisata lista originala. Apasati tasta [Delete] pentru a sterge datele, apoi faceti
clic pe lista filtrata aflata in clipboard pentru a o inlocui cu datele filtrate, minus duplicate.

Lucrurile sunt mult mai simple pentru cei care lucreaza in Excel 2007 sau 2010:
a) Navigati la registrul Data si faceti clic pe butonul Remove Duplicates aflat in grupul Data Tools pentru a accesa fereastra de dialog Remove Duplicates.
b) Asigurati-va ca sunt selectate casutele corespunzatoare coloanelor pe care le doriti filtrate. Clic pe OK.

4 .Schimbati detalii simultan
Un client de-al vostru si-a schimbat numele companiei si brusc aveti perspectiva neplacuta de a trebui sa modificati manual numele tuturor angajatilor sai care se numara printre contactele voastre. Desi nu exista functia Find&Replace in Outlook, aveti totusi posibilitatea de a modifica rapid numele companiei pentru un grup de oameni, simplu si rapid:

a) Navigati la Contacts sau deschideti dosarul unde aveti salvate respectivele contacte.
b) Mergeti la meniul View si selectati optiunea By Company din sectiunea Current View.
c) Ati identificat, asadar, cate dintre contactele voastre fac parte din respectiva companie. Reveniti acum la meniul View si selectati Customize Current View.
d) Clic pe butonul Group By si apoi pe Clear All.
e) Alegeti optiunea Company din lista Group Items By.
f) Selectati optiunea All Collapsed din lista Expand/Collapse Defaults.
g) Clic succesiv pe OK.
h) Accesati doar grupul pentru care am pornit campania de modificare a numelui. Deschideti primul contact din lista, modificati numele companiei si apasati butonul Save and Close. Astfel se va crea o categorie pentru acel contact.
i) Acum, agatati antetul grupului si trageti-l peste cel nou creat, cu numele companiei schimbat. Toata lumea va avea acelasi nume al companiei. Misiune indeplinita!

Publicat în: Trucuri si Ghiduri
Publicat pe data de: 10/02/2011
Scris de: Sursa:

Exprimaţi-vă părerea !